Duurzaam ondernemen, het goede doen voor een ander, iets teruggeven aan de maatschappij: het zijn allemaal thema’s die reflecteren op het maatschappelijke bewustzijn waar bedrijven in toenemende mate aan werken. Zeker in tijden van corona.

Zo heeft ook Rvdb zich het afgelopen jaar ingezet voor verschillende maatschappelijke organisaties, waaronder Stichting Amsterdam aan het Werk en de Voedselbank. Het laatstgenoemde project wordt onder de aandacht gebracht. Een casus waar (ex-)rvdb’ers bij betrokken waren, waaronder Linda Burks, Juliëtte van Vliet, Caline Horváth, Glenn Franken, Peer Rietveld en naamgever van Rvdb, Ger van der Bruggen. Wij spraken met hun over hun ervaringen.

 

De aandachtspunten

Het eerste contact tussen Rvdb en de Voedselbank werd medio juni gelegd via Ger van der Bruggen. Hij is medeoprichter van Rvdb – voorheen Raymakers & Van der Bruggen – en is nu als coördinator betrokken bij de Voedselbank Arnhem. “In eerste instantie deed Ger een beroep op ons om vacatures te plaatsen en delen. Dat werd voorheen voornamelijk door een vrijwilliger gedaan, maar deze was weggevallen”, aldus Linda, die zich als eerste rvdb’er aansloot bij het Voedselbank-project.

 

In de daaropvolgende maanden kwam Ger vaker bij Rvdb terug met verschillende HR vraagstukken, waar meerdere beschikbare rvdb’ers bij betrokken werden. Eén van hen is Peer. “Ger kwam erachter dat bepaalde vrijwilligers beter functioneerde dan anderen en dat er geen feedbackcultuur heerste. Ook was er weinig ruimte voor inspraak. De organisatie bestaat immers uit allemaal vrijwilligers dus ‘wie ben ik om iemand aan te spreken op zijn werkprestaties?’, zo heerste de gedachte.

 

Een bijkomende alarmerende situatie ontstond met de komst van corona. “Caline: Steeds meer vrijwilligers konden niet meer werken omdat zij deel uitmaakten van de risicogroep of ziek werden. Daardoor werden er veel nieuwe vrijwilligers aangenomen, vaak zonder volledig ingewerkt te zijn. Ook hiervoor klopte Ger dus bij ons aan de deur.”

 

De oplossing: HR beleid

De vacaturehulp voor de Voedselbank werd geboden door Linda, waarna Juliëtte het van haar overnam. Linda: “Ik heb dit naast mijn opdracht bij VolkerWessels opgepakt voor een dag in de week. De hulp zat hem voornamelijk in het zorgen dat alle open vacatures op relevante websites geplaatst en gedeeld werden en dat de oude vacatures hiervan af werden gehaald. Het was werk wat ik goed kon combineren met mijn andere opdracht. Ik ben blij dat ik op deze manier waardevol heb kunnen zijn voor de Voedselbank.”  

Caline en Peer werden door Ger gevraagd om het feedbackprobleem aan te pakken. Er moest een beleid komen waar feedback, inspraak en kritiek tussen vrijwilligers werd genormaliseerd. Peer: “Caline en ik zijn bij elkaar gekomen en hebben een plan opgesteld om deze casus aan te pakken. Het resulteerde in een protocol waarin verschillende gesprekssituaties -en statussen werden beschreven.” Caline vult aan: “Dit moet de vrijwilligers houvast geven om gepast te reageren in verschillende (gespreks)situaties en tegelijkertijd de positieve sfeer onder de medewerkers te behouden.”

Glenn sloot zich in september aan bij Caline als vervanging voor Peer. Glenn: “Ik kwam toen net uit een interim HR opdracht en had dus wat tijd over voor een project als deze. Het gespreksprotocol was afgerond en door een toenemend aantal coronagevallen kwam Ger met een nieuw vraagstuk: er was een plan nodig om de nieuwe vrijwilligers in tijden van corona in te kunnen werken.” Caline: “We hebben daarom een indiensttredingsdocument opgesteld die online verstuurd en doorgenomen kon worden door de nieuwe vrijwilligers. Zo kon een digitale onboarding worden gerealiseerd.” Glenn vult aan: “Hier stond informatie over zaken in als werklocaties, veiligheidsregels, werkzaamheden; eigenlijk alles wat je nodig hebt om als vrijwilliger van start te kunnen gaan bij de Voedselbank.”

 

Lessons learned

De beleidsplannen zijn inmiddels in werking gezet en de projecten bij de Voedselbank zijn vorige maand (voorlopig) afgerond. De rvdb’ers blikken er in ieder geval tevreden op terug. Peer: “Ik denk dat onze frisse blik zeker heeft geholpen om de processen binnen de Voedselbank te verbeteren, ondanks dat we er vanwege de coronacrisis niet fysiek bij konden zijn. Zover ik weet wordt er nu gebruik gemaakt van ons gespreksprotocol en heerst er steeds meer een feedbackcultuur binnen de Voedselbank. Ook wordt er actief gewerkt aan de digitale onboarding. Fijn dus dat onze adviezen van waarde zijn geweest.”

De impact die er gemaakt kan worden zorgt er dan ook voor dat alle geïnterviewde rvdb’ers openstaan om zich ook in de toekomst in te zetten voor maatschappelijke initiatieven als deze. Caline: “Ik denk dat een maatschappelijk project als deze een perfecte win-win situatie is. Voor jezelf als interimmer, omdat je tussen twee opdrachten zit en dus tijd hebt. Waarom zou je die niet besteden aan een goed doel als de Voedselbank, waar de maatschappij ook van profiteert?”

Peer benadrukt daarnaast de educatieve waarde van een project als deze. “Binnen een maatschappelijke organisatie als de Voedselbank liggen veel verantwoordelijkheden bij de HR adviseur, aangezien er niet veel andere vrijwilligers zijn die dergelijke taken op zich kunnen nemen. Je leert dus een hoop van het schrijven van zo’n beleidsplan en zit kort op de uitwerking ervan, deze processen heb je geheel zelf in handen.” Linda is het hiermee eens: “Je kan een stukje professionaliteit en structuur in het werk stoppen, waar dit soort organisaties mee geholpen zijn. Daarmee laat je aan jezelf zien wat je allemaal kan en hebt geleerd op het gebied van HR en dat geeft vertrouwen. Ik denk dus dat een project als deze niet alleen vanuit maatschappelijk oogpunt waardevol is voor Rvdb, maar ook gezien de positieve invloed dat het initiatief heeft op de ontwikkeling van haar werknemers. Het is voor Rvdb dus mooi om ook in de toekomst dit soort lijntjes te blijven houden.”


Dank vanuit de Voedselbank

Ger van der Bruggen is nog altijd betrokken bij de Voedselbank Arnhem en doet dat met veel plezier, zo vertelt hij op de website van de Voedselbank. “Ik vind het fijn om iets zinvols te doen voor de maatschappij met mijn vakkennis. Ik kom uit de HR wereld en daar moest ik ook nare dingen doen als ontslagen en reorganisaties. Hier heb je alleen de leuke dingen: ik mag gewoon iedereen aannemen!”

Wanneer wij met hem terugblikken op de onderlinge samenwerking spreekt hij vol enthousiasme. “Wij zijn dankbaar dat jullie dit hebben gedaan voor de Voedselbank. Vooral de toon waarin de beleidsstukken zijn geschreven was voor mij een aangename verrassing. Precies de snaar geraakt zonder ooit in onze mooie organisatie aanwezig te zijn geweest.” Het doet Van der Bruggen daarbij goed dat het project niet alleen iets gebracht heeft voor de Voedselbank. “Het is fijn om te horen dat rvdb’ers zelf ook geleerd hebben van dit traject. Als er weer wat gedaan moet worden, klop ik graag weer bij jullie aan de deur.”